Organizar un evento puede parecer sencillo… hasta que te pones a hacerlo. Que si el espacio, que si los tiempos, que si la gente, que si ese detalle de última hora… Ahí es donde la coordinación de eventos (online y presenciales) entra en acción para evitar carreras de última hora o dramas inesperados.
En este post vamos a centrarnos en los eventos corporativos que son los que nos ocupan, y nos gustan, ahora mismo.
¿Qué se entiende por evento corporativo?
Un evento corporativo es cualquier encuentro profesional organizado por una empresa con el objetivo claro de poner sobre la mesa temas de actualidad, compartir opiniones y pensar en el futuro de la empresa o sector. No tiene por qué ser algo enorme ni complicado, pero sí necesita estar bien pensado.
Por ejemplo, un evento corporativo puede ser una reunión estratégica de dos o tres días en un hotel de montaña. De esta forma, el equipo sale de la oficina, cambia de aires y se dedica a reflexionar, compartir ideas y definir la estrategia futura. Trabajo sí, pero también espacios para conversar con calma, bajar el ritmo y volver con las ideas más claras.
Otro formato muy habitual son las medias jornadas profesionales o de día entero, con desayuno y comida incluidos. En ellas se habla de la actualidad del sector y participan distintas empresas a través de ponencias o mesas redondas. Son encuentros más cortos, pero muy efectivos para intercambiar puntos de vista y generar conversaciones interesantes.
En todos los casos, hay algo en común: para que el evento funcione, alguien tiene que estar pendiente de que todo encaje.
Servicios que te ofrezco como coordinadora de eventos
Organizar o coordinar un evento lleva tiempo, y la experiencia no cabe duda que aporta capacidad de anticipación. Y seamos sinceros: no todo el mundo quiere (o puede) estar pendiente de cada detalle.
Mi trabajo como coordinadora de eventos es ayudarte a que todo esté bajo control, sin estrés y sin que tengas que multiplicarte.
Estos son algunos de los servicios que forman parte de esta coordinación:
Planificación y definición del evento
Dar forma al evento desde el principio para que tenga un objetivo claro y una estructura bien pensada.
Gestión de tiempos y calendario
Me encargo de que todo vaya avanzando cuando toca y no a última hora.
Coordinación de proveedores
Hablar con uno, con otro, hacer de puente y que todo encaje. Tú te olvidas y yo me encargo.
Búsqueda y gestión de espacios y servicios asociados
Encontrar el espacio adecuado y coordinar lo necesario para que todo funcione y no haya sorpresas de última hora.
Contacto y coordinación con ponentes
Ponentes informados, fechas reservadas y material recopilado. Todo mucho más fácil para todos.
Control de presupuesto
Para que el evento sea equilibrado y sin sustos de última hora.
Organización logística
Para que todo esté donde tiene que estar, en el momento oportuno. Parece obvio, pero no siempre lo es.
Coordinación durante el evento
El día del evento estoy ahí para que tú puedas centrarte en el contenido y en las personas.
Seguimiento posterior
Cerrar el evento con calma, revisar cómo ha ido y recoger aprendizajes para la próxima.
Para terminar
La coordinación de eventos corporativos consiste en hacer que muchas piezas encajen sin que se note el esfuerzo que hay detrás.
Contar con alguien que anticipe y coordine permite disfrutar del evento y centrarse en lo importante. Tú pones el contenido y los objetivos; yo me encargo de que todo lo demás funcione.